Eine vollständige Betriebsausgabe-Liste für Selbstständige und Unternehmer — kategorisiert nach Absetzbarkeit, mit Prozentsätzen und Belegnachweisen.
Betriebsausgaben sind nach §4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das Grundprinzip ist simpel: Wenn eine Ausgabe betrieblich notwendig ist und nicht überwiegend der privaten Lebensführung dient, kann sie den steuerpflichtigen Gewinn mindern.
Jeder Euro an Betriebsausgaben reduziert den Gewinn — und damit die Steuerlast. Bei einem Steuersatz von 42 % bringt eine Betriebsausgabe von 1.000 € eine direkte Steuerersparnis von 420 €. Der Beleg dazu ist Pflicht. Lesen Sie ergänzend unsere allgemeinen Steuertipps für Unternehmer.
Diese Kosten sind — bei korrekter betrieblicher Veranlassung und vorliegendem Beleg — zu 100 % absetzbar:
| Kategorie | Ausgabe | Absetzbar | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Büro & Miete | Büromiete (extern) | 100 % | Mietvertrag erforderlich |
| Büro & Miete | Bürobedarf, Papier, Druckerpatronen | 100 % | Quittung aufheben |
| Personal | Gehälter, Löhne | 100 % | Fremdvergleich bei Familienangehörigen |
| Personal | Arbeitgeberanteil Sozialversicherung | 100 % | — |
| Personal | Fortbildungskosten Mitarbeiter | 100 % | Betrieblicher Bezug nötig |
| IT & Technik | Hardware < 800 € netto (GWG) | 100 % sofort | GWG-Sofortabschreibung |
| IT & Technik | Software-Abonnements (SaaS) | 100 % | Rechnung/Abbuchungsbeleg |
| Marketing | Werbung, Anzeigen, Google Ads | 100 % | — |
| Marketing | Website, Hosting, Domain | 100 % | — |
| Finanzierung | Zinsen für Betriebskredite | 100 % | Kein privater Kreditanteil |
| Versicherungen | Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht | 100 % | Nur betriebliche Versicherungen |
| Beratung | Steuerberater, Rechtsanwalt | 100 % | Für betriebliche Angelegenheiten |
Bei gemischt genutzten Ausgaben (privat und betrieblich) ist nur der betriebliche Anteil absetzbar. Bei pauschalierten Regelungen gilt der gesetzlich festgelegte Prozentsatz:
| Ausgabe | Absetzbar | Regelung |
|---|---|---|
| Bewirtungskosten (Geschäftsessen) | 70 % | §4 Abs. 5 EStG, Bewirtungsbeleg nötig |
| Geschenke an Geschäftspartner | bis 50 €/Person/Jahr | §4 Abs. 5 Nr. 1 EStG |
| Telefon & Internet (Privatanschluss) | 50–80 % | Betrieblicher Nutzungsanteil dokumentieren |
| PKW (Privatnutzung) | Betriebsanteil | Fahrtenbuch oder 1 %-Methode |
| Homeoffice-Pauschale | 6 €/Tag, max. 1.260 € | Seit 2023 dauerhaft, max. 210 Arbeitstage |
Ohne Beleg kein Abzug. Das Finanzamt akzeptiert nur Ausgaben, für die ein entsprechender Nachweis vorliegt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Belege und Geschäftsunterlagen beträgt 10 Jahre.
"Die meisten Selbstständigen lassen jährlich 2.000–5.000 € an absetzbaren Betriebsausgaben liegen. Nicht weil sie nicht absetzbar wären — sondern weil sie nicht konsequent erfasst werden."
Alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind — also direkt mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen und nicht überwiegend privater Natur sind. §4 Abs. 4 EStG definiert: "Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind." Der Schlüssel liegt im Wort "veranlasst" — es muss ein klarer betrieblicher Zusammenhang bestehen.
Nur bei gemischt genutzten Gütern und Dienstleistungen. Ein Smartphone, das zu 70 % betrieblich und zu 30 % privat genutzt wird, kann zu 70 % abgesetzt werden — aber der Nutzungsanteil muss dokumentiert sein. Rein private Ausgaben (Urlaub, Kleidung ohne Berufsbezug, private Versicherungen) sind nicht absetzbar.
Grundsätzlich ja. Ohne Beleg kein Abzug. Ausnahmen gibt es nur für pauschalierte Betriebsausgaben (z.B. Fahrtkosten 0,30 €/km, Homeoffice-Pauschale 6 €/Tag) — hier genügt eine Aufzeichnung der Tage/Kilometer. Bei Barausgaben unter 250 € brutto reicht ein vereinfachter Beleg.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Belege, Rechnungen und Buchungsunterlagen beträgt 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahrs. Für Verträge und andere relevante Dokumente gilt ebenfalls 10 Jahre. Digitale Belege müssen unveränderbar gespeichert sein (GoBD-konform).
Neben Betriebsausgaben gibt es weitere wirksame Instrumente: Der Investitionsabzugsbetrag senkt den Gewinn durch geplante Investitionen. Das Liquiditätssystem stellt sicher, dass Steuerrücklagen immer verfügbar sind. Für Unternehmer mit höherem Gewinn lohnt der Blick auf die übergeordneten Steuer-Tipps. Fragen direkt an Thorsten Bader richten.
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